Personen- und Kartendaten können jetzt automatisch an Freinet übertragen werden.
Sobald die Funktion aktiviert ist, werden die Daten beim Ausstellen einer digitalen Ehrenamtskarte direkt übermittelt. Eine manuelle Übertragung ist damit nicht mehr notwendig.
Die Funktion ist optional und kann von den Regionsadministrationen in den Einstellungen aktiviert werden. Bestehende Abläufe können unverändert beibehalten werden.
Nach der Aktivierung werden relevante Daten automatisch an Freinet gesendet, sobald eine digitale Ehrenamtskarte ausgestellt wird. Dazu gehören die Personendaten (Vorname, Nachname, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse, Postadresse und Telefonnummer) sowie die Kartendaten (Kartentyp und Gültigkeit).
Die Einrichtung erfolgt über die Regionseinstellungen. Die erforderlichen Regionalcodes sind bereits hinterlegt, sodass keine zusätzliche Eingabe notwendig ist. Vor der Aktivierung sollte dennoch geprüft werden, ob die hinterlegten Daten korrekt sind.
Nach erfolgreicher Übertragung erscheint ein entsprechender Hinweis im System.
Wichtig:
Wenn eine Person in Freinet nicht eindeutig zugeordnet werden kann, erfolgt keine Übertragung. In diesem Fall erscheint ein Hinweis, dass die Daten in Freinet manuell geprüft und ergänzt werden müssen.
Die betroffene Person muss anschließend direkt in Freinet nachbearbeitet werden, da keine automatische Synchronisation erfolgt.
Sonderzeichen (zum Beispiel Umlaute oder bestimmte Schreibweisen von Namen) werden in den generierten PDF-Dateien jetzt korrekt angezeigt.
Damit werden Darstellungsfehler vermieden, die bisher in Einzelfällen auftreten konnten.
Datumsangaben werden im System nun einheitlich dargestellt.
Das erleichtert die Orientierung und sorgt dafür, dass Datumswerte überall gleich interpretiert werden.
Bei der Ablehnung eines Antrags steht Ihnen nun eine größere Auswahl an Gründen zur Verfügung. Insgesamt können Sie aus 21 Ablehnungsgründen wählen.
Zusätzlich gibt es einen allgemein nutzbaren Ablehnungsgrund, der verwendet werden kann, wenn keine spezifischere Begründung passt: „Leider erfüllen Sie derzeit nicht alle erforderlichen Voraussetzungen. Bitte stellen Sie den Antrag erneut, sobald diese erfüllt sind.“
Bisher konnten Sie Ehrenamtlichen nicht automatisch mitteilen, weshalb Sie deren Antrag ablehnen mussten. Dies ist jetzt möglich und die antragstellende Person erhält eine E-Mail mit der Begründung.
Sobald ein neuer Antrag eingeht, können Sie den Antrag bestätigen oder ablehnen.
Wenn Sie den Antrag bestätigen, erscheint ein entsprechender Hinweis an diesem Antrag. Anschließend können Sie die Karte ausstellen.
Falls Sie den Antrag ablehnen müssen, können Sie einen von 17 Gründen auswählen. Tippen Sie im „Grund“-Feld, um die Suche nach dem richtigen Grund zu beschleunigen (z. B. »Mindestalter«).
Wenn Sie den Antrag ablehnen, wird eine E-Mail an die antragstellende Person geschickt. In dieser wird der Person ausführlich mitgeteilt, weshalb der Antrag abgelehnt werden musste. Unter dem Antrag erscheint ein entsprechender Hinweis mit der Begründung.
Antragsdaten als CSV exportieren: Sie können die Basisinformationen eines Antrags als CSV-Datei herunterladen, um diese anschließend in einem anderen System zu verwalten.
E-Mail zur Bestätigung durch Organisation erneut senden: Manchmal werden E-Mails übersehen oder gehen im Trubel unter. Falls eine Organisation die ehrenamtliche Arbeit weder bestätigt noch verneint, können Sie der Kontaktperson die E-Mail zur Bestätigung erneut zusenden lassen.
Vorhandene Notizen werden farblich hervorgehoben: Damit Sie schneller sehen können, ob zu einem Antrag bereits Notizen angelegt wurden, heben wir dies farblich hervor. Im zugeklappten Zustand ist ein blaues Notiz-Icon zu sehen. Wird der Antrag aufgeklappt, zeigen wir den Button mit neuem Text ebenfalls in Blau an.
Statistiken nach blauen und goldenen Ehrenamtskarten aufschlüsseln: In den Statistiken sehen Sie, wie viele Karten in Ihrer Region bereits ausgestellt wurden und wie viele davon von den Ehrenamtlichen aktiviert wurden. Zusätzlich sehen Sie jetzt auch, wie viel der aktivierten Karten blaue oder goldene Ehrenamtskarten sind.
Kartenanträge aufgrund von Ehrungszeichen des Ministerpräsidenten sind vorverifiziert: Inhaber des Ehrenzeichens für Verdienste im Ehrenamt des Ministerpräsidenten können eine goldene Ehrenamtskarte beantragen. Damit Sie diese Anträge schneller erkennen können, kennzeichnen wir diese mit einem neuen Symbol. Außerdem werden diese Anträge als bereits verifiziert gekennzeichnet.
Individuelle Hinweistexte in E-Mails: Sie können für Ihre Region einen eigenen Text hinterlegen, der in E-Mails an Antragsstellende eingefügt wird. Dieses Feature ermöglicht es Ihnen, wichtige Informationen wie beispielsweise Hinweise auf längere Bearbeitungszeiten aufgrund von Urlaub oder andere regionsspezifische Hinweise zu übermitteln. Durch eine Checkbox können Sie steuern, ob der Text in die E-Mails eingefügt wird oder nicht. So können Sie einen einmal formulierten Hinweis immer wieder verwenden.
Der Text wird als letzter Absatz vor der Grußformel in der E-Mail eingefügt.
Klickbare E-Mail-Adressen in Antragsdetails: E-Mail-Adressen in den Antragsdetails, wie z. B. die der antragstellenden Person oder die einer Kontaktperson einer Organisation, werden als klickbare Mailto-Links dargestellt. Durch einen einfachen Klick auf den Link können Sie so schnell und einfach eine E-Mail an die Antragsstellenden oder den Vereinsvorstand zu senden, ohne dass Sie die E-Mail-Adresse manuell kopieren und in Ihr E-Mail-Programm einfügen müssen.
Vereinheitlichte Kennzeichnung von vorverifizierten Anträgen: Wir haben die Kennzeichnung von Anträgen, die aufgrund von Juleica, Ehrenzeichen des Ministerpräsidenten oder über die verein360-Software erstellt wurden, vereinheitlicht. Die entsprechenden Symbole haben wir einheitlich gestaltet, um eine bessere Übersicht zu gewährleisten. Darüber hinaus haben wir die Anzeige der Symbole und des Verifikationsstatus optimiert: Zuerst wird nun das Symbol angezeigt, gefolgt vom grünen Haken, der die erfolgte Verifikation bestätigt.
