FAQ zur Ehrenamtskarte Bayern

Eingereichte Anträge werden automatisch in der Digitalen Druckerei angezeigt und können von dort weiterverarbeitet werden. Über die Postleitzahl des Antragsstellenden erfolgt die Zuordnung zur jeweiligen Region, so stellen wir sicher, dass nur die Anträge bei Ihnen ankommen, die von Personen mit Hauptwohnsitz in Ihrer Region gestellt wurden.

Nein. Ihr Benutzerkonto ist fest einem Landkreis bzw. einer Stadt zugeordnet. Sie bekommen nur die Anträge angezeigt, deren Antragssteller:in den Hauptwohnsitz in Ihrem Landkreis bzw. Ihrer Stadt hat

Standardmäßig nicht, allerdings kann dies für jedes Benutzerkonto individuell eingestellt werden. Klicken Sie dafür nach dem Log-in auf „Benutzereinstellungen“. Sie können wählen, ob Sie bereits bei neuen Anträgen, die eingegangen sind, eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten („Neue Anträge“) und/oder wenn diese Anträge auch von der jeweiligen Ehrenamtsorganisation verifiziert wurden („Antragsverifizierungen“).

Anträge, die von Antragsstellenden über das Online-Formular abgeschickt werden, haben einen Status. Über das Fragezeichen-Icon neben der Textfeld „Status“ in der Digitalen Druckerei können Sie sich die Erklärung zu jedem Status anschauen. Folgende Status gibt es:

• Offen: Der Antrag wurde noch nicht von allen Organisationen geprüft. Die Karte sollte noch nicht erstellt werden.
• Akzeptiert: Der Antrag wurden von allen Organisationen geprüft und genehmigt. Die Karte kann erstellt werden.
• Abgelehnt: Der Antrag wurde von allen Organisationen abgelehnt. Der Antrag kann gelöscht werden.
• Zurückgezogen: Der Antragsteller hat den Antrag zurückgezogen. Der Antrag kann gelöscht werden.

Die Symbole geben zusammenfassend an, ob und wie viele Ehrenamtsorganisationen bei dem jeweiligen Antrag involviert sind und wie der Prüfstatus des Antrags aus Sicht der Organisationen, bei denen das Ehrenamt erbracht wird, ist.

• Das grüne Symbol steht für ein von einer Ehrenamtsorganisation bestätigtes Engagement.
• Das gelbe Symbol steht für eine noch offenes/zu bestätigendes Engagement durch die Ehrenamtsorganisation.
• Das rote Symbol steht für ein von einer Ehrenamtsorganisation aktiv abgelehntes Engagement.

Die Zahl hinter dem Symbol gibt an, wie viele Ehrenamtsorganisationen gerade welche Prüfstatus haben. Der häufigste Fall ist, dass nur eine Ehrenamtsorganisation beteiligt ist, die das Engagement bestätigt. Der Antrag kann also weiterbearbeitet werden, sobald hinter dem grünen Symbol eine „1“ steht und hinter den anderen Symbolen jeweils eine „0“.

Bei der bayerischen Ehrenamtskarte gibt es verschiedene Voraussetzungen, die im Antragsformular abgefragt werden. Wird z.B. das Engagement bei einer Organisation angegeben, ist zwingend auch ein Kontakt mitanzugeben, der das Engagement bestätigen muss. Mit dem Absenden des Antrags wird automatisch auch eine E-Mail an die Organisation verschickt, die das Engagement mit dem Klick auf einen Bestätigungslink bestätigen kann. In der Digitalen Druckerei sehen Sie über die Symbolik oberhalb des Antrags, ob bereits eine Bestätigung erteilt wurde, diese noch ausstehend ist oder abgelehnt wurde. Prüfen Sie jederzeit auch im Antrag, welche Person bzw. Organisation dort für die Genehmigung hinterlegt wurde. Sollte ein Missbrauchsverdacht vorliegen können Sie jederzeit auch direkt Kontakt zur Organisation aufnehmen, wie es aktuell bereits der Fall sein sollte.

Gibt der Antragsstellende z.B. bei der bayerischen Ehrenamtskarte an, dass er bei mehreren Organisationen tätig ist, bekommen alle diese Organisationen eine Bestätigungsanfrage. Erst wenn alle Organisationen das Engagement bestätigt haben, gilt dies als erfüllt.

Technisch müssen Sie nicht warten. Entsprechend bleibt es Ihnen überlassen, ob Sie eine Karte bereits vor einer erfolgreichen Bestätigung erstellen und ausgeben oder entsprechend warten. Kennen Sie die antragstellende Person, z.B. da es ein Verlängerungsantrag ist oder persönlicher Kontakt besteht, spricht auch organisatorisch wenig gegen eine verfrühte Ausstellung der Karte.

Wir empfehlen, Anträge zu löschen, sobald Sie jeweilige digitale Karte (=PDF) erfolgreich generiert und verschickt. Für das Löschen eines Antrags klappen Sie diesen aus und nutzen die „Antrag löschen“-Schaltfläche. Sie können zu jedem Antrag auch eine Kurznotiz hinzufügen, die auch Ihre kommunalen Kolleg:innen sehen können. Wenn Sie für einen bestimmten Antrag bereits eine PDF-Datei generiert haben, ändert sich der Text der Schaltfläche „Karte generieren“ außerdem in „Karte erneut generieren“.

Unsere Lösung ist im Kern „nur“ für die Erfassung der Antragsdaten und die anschließende Generierung von PDF-Dateien (die zur digitalen Berechtigungskarte führen) gedacht. Falls Sie bereits einen eingegangenen Antrag weiterbearbeitet und die jeweilige PDF-Datei generiert haben, ändert sich die Bezeichnung „Karte erstellen“ in „Karte erneut erstellen“. Leider kann unser System nicht prüfen, ob für einen bestimmten Ehrenamtlichen bereits in der Vergangenheit ein Antrag eingegangen ist, da jeder Antrag individuell behandelt wird.

Die PDF-Datei können Sie dem Antragsstellenden per Post oder per E-Mail (gemeinsam mit einer möglichen physischen Karte) zukommen lassen. Mit dem aufgedruckten Start-QR-Code und der daneben aufgeführten Anleitung kann der/die Antragssteller:in die digitale Karte auf dem Handy registrieren bzw. hinterlegen. Dies ist mehrfach möglich, d.h. die PDF-Datei sollte vom Antragsstellenden abgeheftet und nicht weggeworfen werden.

Ja, wenn Sie den Antrag ausgeklappt haben, dann finden Sie am Ende eine Schaltfläche „PDF exportieren“. Es öffnet sich der Druckdialog. Dort können Sie nun entweder Ihren Drucker auswählen, um den Antrag auszudrucken oder „PDF“ auswählen, um den Antrag digital herunterzuladen. Ein Import/Export in/aus Freinet ist (noch) nicht möglich. Aktuell befinden wir uns im Austausch mit dem Team von Freinet.

Ja. Über die Schaltfläche „Karten erstellen“ mit der Angabe von Name und Gültigkeitsdatum können Sie die PDF-Dateien generieren.

Ja. Es kann zusätzlich eine digitale Ehrenamtskarte generiert werden. Bei der Erstellung sollte das Ablaufdatum in der Digitalen Druckerei auf das gleiche Ablaufdatum gesetzt werden, wie die physische, bereits bestehende, Ehrenamtskarte.

Löschen Sie das PDF und erstellen Sie die Karte neu. Solange die PDF-Datei niemandem zugänglich ist, kann die Karte nicht aktiviert werden.

Nein, die Daten werden nach der Generierung in der Digitalen Druckerei nur in der ausgegebenen Registrierungs-PDF-Datei (kurz PDF-Datei) gespeichert. Die PDF-Datei enthält einen personalisierten Start-QR-Code mit dem eine personalisierte digitale Karte in der Berechtigungskarten-App hinterlegt werden kann. Benötigt also ein:e Nutzer:in nochmal die PDF-Datei, muss eine neue Karte generiert werden, sofern die initial erstellte Registrierungs-PDF-Datei nicht mehr vorhanden ist oder von Ihnen abgelegt und lokal gespeichert wurde.

Ja, Sie können mehrere Karten gleichzeitig über eine CSV-Datei importieren und generieren (Download CSV-Datei Mehrfachimport). Es gelten folgende Regelungen:

• Maximalanzahl an Einträgen: 300
• Spaltennamen: Name, Ablaufdatum, Kartentyp
• gültiges Datumsformat: tt.mm.jjjj (Beispiel: 31.12.2029)
• Bei Kartentyp tragen Sie „Goldkarte“ oder „Standard“ ein - andere Eingaben führen zu einem Fehler.

Bitte nutzen Sie außerdem nicht den Browser Firefox. Dieser meldet in seiner aktuellsten Version irrtümlich, dass das Dateiformat falsch ist.

Ja. Sie können zuerst mehrere Karten anlegen und anschließend eine mehrseitige PDF-Datei erzeugen.

Wäre es nicht praktisch, wenn der/die Ehrenamtliche direkt nach der Genehmigung eines Antrags eine E-Mail bekommt und die Karte direkt dem Handy hinzufügen kann? Genau das macht die Vorab-Aktivierungs-Funktion, die standardmäßig aber in jeder Region deaktiviert ist. Nicht jede Region möchte direkt nach der Genehmigung auch die Karte versenden, sondern diese ggf. auch noch mit ein paar individuellen Worten oder einem Schreiben verbinden. Damit die Vorab-Aktivierungs-Mail verschickt wird, müssen Sie den entsprechenden Haken setzen. Immer, wenn eine PDF-Datei generiert wird, wird dann im Hintergrund auch eine E-Mail mit einem direkten Aktivierungslink (Alternative zum Scan des QR-Codes) an den/die Antragssteller:in geschickt. Der Aktivierungslink läuft so wie der QR-Code, nicht ab.

Ja. Bei der Erstellung der digitalen Ehrenamtskarte kann das Ablaufdatum manuell festgelegt werden.

Ja. Der Menüpunkt „Statistiken“ gibt einen Einblick, wie viele digitale Ehrenamtskarten Sie in einem bestimmten Zeitraum erstellt haben und wie viele davon aktiviert worden sind. Aktiviert bedeutet, dass die Karte auf einem Handy registriert wurde. Leider können wir keine Unterscheidung zwischen Gold/Blau darstellen, da diese Information verschlüsselt in unserer Datenbank gespeichert wird und somit nicht für uns verarbeitbar ist.

Sobald ein Antrag über das Online-Formular gestellt wird, erhält die antragstellende Person eine E-Mail mit einem Status-Link. Hinter dem Link ist der aktuelle Status des Antrags sowie der Antrag an sich sichtbar. Erst, wenn der Antrag auch bei Ihnen im System gelöscht wird, kann auch die antragstellende Person nicht mehr den Status einsehen. Falls Sie in ihren Region-Einstellungen eingestellt haben, dass bei erfolgreicher Kartenerstellung auch eine E-Mail zur Vorab-Aktivierung der Karte verschickt werden soll, dann wird mit der Erstellung eine zweite E-Mail an den oder die Antragsteller:in verschickt.

Betreff: Antrag erfolgreich eingereicht

Text:
Guten Tag VORNAME NACHNAME,
Ihr Antrag zur Bayrischen Ehrenamtskarte wurde erfolgreich eingereicht. Sie können den Status Ihres Antrags unter folgendem Link einsehen. Falls gewünscht, können Sie Ihren Antrag dort auch zurückziehen: ANTRAGSLINK
- Ehrenamtskarte-Bayern-Verwaltung

Betreff: Bestätigung notwendig: Antrag auf Bayerische Ehrenamtskarte

Text:
Guten Tag VORNAME NACHNAME,
Sie wurden gebeten, die Angaben eines Antrags auf eine Ehrenamtskarte zu bestätigen. Die Antragsstellerin oder der Antragssteller hat Sie als Kontaktperson der Organisation ORGANISATIONSNAME angegeben. Sie können den Antrag unter folgendem Link einsehen und die Angaben bestätigen oder ihnen widersprechen: ANTRAGSLINK.
Dies ist eine automatisierte Nachricht. Bitte antworten Sie nicht auf diese E-Mail.
- Ehrenamtskarte-Bayern-Verwaltung